Reklam başvurusunu ilk dakikalarda arayan asistan: hiçbir lead sahipsiz kalmıyor

Durum

Reklamdan gelen bir başvuru, ilk dakikalarda en değerlidir. Formu dolduran kişi o an konuyla ilgilidir, telefonunun başındadır ve konuşmaya hazırdır. Dönüş geciktikçe bu ilgi hızla azalır; geç dönülen her başvuru soğur ve kaybolur.

Sırada bekleyen her başvuru, reklam bütçesinin bir kısmının daha ilk günden boşa gitmesi demektir. Hedef net: her başvuruya anında dönmek, ekipten biri ulaşana kadar ilgiyi canlı tutmak ve hiçbir başvuruyu sahipsiz bırakmamak.

Asistan ne yapıyor

AvaritCall sesli asistanı, reklamdan bir başvuru düşer düşmez o kişiyi arıyor; araya bekleme süresi girmiyor. Başvuru sahibinin ilgisi hâlâ tazeyken konuşma başlıyor. İlk aramada üç iş yapıyor:

• İhtiyacı öğreniyor: başvuru sahibinin ne aradığını, hangi ürün ya da hizmet için bilgi istediğini kısa bir sohbetle netleştiriyor.
• Uygun zamanı belirliyor: temsilciyle görüşmenin ne zaman yapılabileceğini başvuru sahibiyle birlikte kararlaştırıyor.
• Ekibe hazır teslim ediyor: ihtiyaç ve zaman bilgisiyle birlikte başvuruyu ekibin önüne koyuyor; temsilci aramaya sıfırdan değil, hazır bir özetle başlıyor.

Ekipten biri henüz ulaşamadıysa asistan takip aramalarıyla ilgiyi sıcak tutuyor; başvuru sahibi bekleme süresinde unutulmuş hissetmiyor, konu gündemde kalıyor. Görüşme dökümleri panele işlenir ve iOS uygulamasından bildirimle takip edilebilir; takvim ve CRM entegrasyonu kuruluma göre bağlanır.

Sonuç

Hiçbir başvuru sahipsiz kalmıyor. Reklamdan gelen her kişi ilk dakikalarda aranıyor; temsilci henüz ulaşamadıysa takip aramaları sürüyor ve başvuru bu arada soğumuyor. Temsilci ise görüşmeye ihtiyacı ve uygun zamanı önceden bilinen, hazır başvurularla başlıyor.

• Her başvuruya ilk dakikalarda, ilgi tazeyken dönüş
• İhtiyaç ve uygun zaman bilgisi temsilciye hazır geliyor
• Temsilci ulaşana kadar takip aramalarıyla ilgi sıcak kalıyor

İnsanda kalan işler

Asistan ilk teması ve takibi üstleniyor; başvuruyu ekibe hazır teslim ettikten sonra satış görüşmesinin kendisi ve sonuca giden kararlar ekipte kalıyor:

• Satış görüşmesinin kendisi: başvuru sahibiyle asıl görüşmeyi, asistanın hazırladığı özet üzerinden ekipten biri yapıyor.
• Karar gerektiren sorular: ürün ya da hizmete özgü ayrıntılı sorular, özel talepler ve istisnalar ekibe aktarılıyor.

Fiyat ve pazarlık görüşmeleri ile şikâyet yönetimi, her vakada olduğu gibi ekipte kalır.