Schauspielagentur legte im Juli 1.246 Termine mit dem Sprachassistenten an

Ausgangslage

Eine Schauspielagentur bearbeitete Werbebewerbungen mit einem sechsköpfigen Team. Auf jede Bewerbung folgten dieselben drei Schritte: den Bewerber anrufen, ins Büro einladen und einen Tag für Probeaufnahmen vereinbaren. Das bedeutete so viele Anrufe, Einladungen und Termine wie Bewerbungen – und alle übernahm das sechsköpfige Team.

Blieben diese Anrufe aus, gingen Bewerber verloren und der Kalender für Probeaufnahmen blieb leer. Zwei Dinge waren zu lösen: keinen Bewerber zu verlieren und den Kalender nicht leer zu lassen.

Was der Assistent übernimmt

Diese Arbeit erledigt jetzt der Sprachassistent von AvaritCall. Die drei Schritte, die das Team zuvor von Hand am Telefon abwickelte, übernimmt der Assistent selbst:

• Anruf: Er ruft jeden Bewerber an, der sich für eine Werbung beworben hat; den Anruf führt der Assistent, nicht ein Teammitglied.
• Einladung: Er lädt den erreichten Bewerber ins Büro der Agentur ein.
• Probeaufnahmen: Er stimmt Tag und Uhrzeit der Probeaufnahmen mit dem Bewerber ab und legt den Termin an.

Gesprächsprotokolle werden im Panel erfasst und lassen sich per Push-Benachrichtigung in der iOS-App verfolgen; Kalender- und CRM-Integrationen werden je nach Einrichtung angebunden. Die Zeit, die das Team am Telefon verbrachte, geht damit an den Assistenten über; die Anruf-, Einladungs- und Terminarbeit, die sechs Personen leisteten, ist jetzt Sache des Assistenten.

Ergebnis

Im Juli legte der Assistent 1.246 Termine an. Die Anruf-, Einladungs- und Terminarbeit, die zuvor sechs Personen leisteten, läuft jetzt zu den Kosten einer einzigen Arbeitskraft.

• 1.246 Termine im Juli
• Die Arbeit von sechs Personen zu den Kosten einer Arbeitskraft
• Kein Bewerber geht verloren, der Kalender bleibt nicht leer

Das Ergebnis passt in zwei Sätze: Kein Bewerber geht verloren, der Kalender bleibt nicht leer. Der angerufene Bewerber wird ins Büro eingeladen, die Probeaufnahmen kommen in den Kalender; was sich für die Agentur geändert hat, ist, dass die Arbeit eines sechsköpfigen Teams jetzt zu den Kosten einer einzigen Arbeitskraft läuft.

Was weiterhin Menschen tun

Der Assistent übernimmt Anruf, Einladung und Termin; Entscheidungen über Bewerber und geschäftliche Verhandlungen bleiben beim Team. In einer Schauspielagentur läuft diese Arbeit nicht am Telefon, sondern persönlich und per Teamentscheidung.

• Bewerber bei den Probeaufnahmen persönlich beurteilen
• Die Besetzungs- und Auswahlentscheidung für den Werbespot treffen

In diesem Fall besteht die Aufgabe des Assistenten darin, den Bewerber zur richtigen Zeit ins Büro zu bringen; wer besetzt wird, entscheidet weiterhin das Team. Wie in jedem Fall bleiben Preisverhandlungen und Beschwerdemanagement beim Team.